Gestion interne complète de l'orchestre - pourquoi l'OHSJA a adopté Sostenutoo

Une application qui nous simplifie vraiment la vie !

Avant de découvrir cette plateforme, on gérait quasiment tout avec des tableurs en ligne Google Sheets, des PDF de partitions stockés sur un Drive ou dans l'espace privé de notre site, et des conversations ou sondages WhatsApp. Les présences, les coordonnées des musiciens, le calendrier des événements, les partitions… Et comme nous avons plusieurs formations (Orchestre d'Harmonie, FanFestive, cérémonies...), il fallait multiplier ce travail pour chacune d'entre elles !

Autant dire qu'on passait beaucoup de temps à gérer l'organisation plutôt qu'à faire de la musique. On ne compte plus les informations importantes noyées au milieu des fils de discussion. De leur côté, les musiciens devaient jongler entre 3 ou 4 outils différents juste pour obtenir des informations de base.

Nous avons donc cherché une solution capable de faire gagner un temps précieux aux membres du bureau tout en centralisant l'essentiel sur une interface simple pour les musiciens. C'est là que nous avons découvert Sostenutoo, et cela a radicalement changé notre quotidien.

Du point de vue des musiciens de l'OHSJA

Tout est enfin au même endroit ! Sur smartphone (appli mobile Android / iOS), tablette ou la page web sur ordinateur, chaque musicien accède directement à son espace complet :

• Toutes les infos pratiques : calendrier, horaires de RDV, tenue, parking, programme de la répétition ou du concert (avec ordre de passage) et plan d'orchestre.
• Gestion des présences en un clic : possibilité de signaler sa présence, une absence ou même un retard.
• Partitions et audios intégrés : accès immédiat aux partitions de son instrument et aux enregistrements de travail, même hors ligne.
  Idéal pour lire sur tablette, avec la possibilité d'annoter ses partitions (en plus des annotations partagées par le chef d'orchestre).
• Zéro info manquée : une notification alerte immédiatement en cas de changement d'horaire, de lieu ou d'annulation.
• Chaque sous-groupe de musicien (partielles, fanfare...) ne voit que ce qui le concerne

Du point de vue de notre cheffe d'orchestre

Un vrai confort pour préparer les répétitions et les concerts :

• Conduite de séance sur mesure : sélection à l'avance des morceaux à travailler et définition de l'ordre de passage, directement depuis son téléphone portable.
• Découpage intelligent des partitions : import d'un fichier PDF global sur la version web ; la plateforme sépare automatiquement les pages par instrument et les distribue aux bons pupitres. Chaque musicien ne voit que ce qui le concerne, mais je garde la main sur qui voit quoi.
• Annotations partagées : possibilité d'annoter directement les partitions pour que tous les musiciens travaillent sur la même version, avec les mêmes indications.
• Adaptation aux effectifs : consultation en temps réel des présences et absences pour ajuster le contenu de la répétition selon les musiciens présents.

Du point de vue des membres du bureau, gestionnaires

Un pilotage complet, fluide et 100 % sur mesure :

• Fichier musiciens automatisé : récupération immédiate des coordonnées dès l'inscription sur la plateforme, sans aucune ressaisie dans des tableurs. On peut exporter tout ce que l'on souhaite à la fin de la saison ou à n'importe quel moment pour l'archiver ou le partager à d'autres organismes.
• Gestion multi-formations et relances en un clic : attribution ciblée des événements selon les ensembles (Orchestre d'Harmonie, FanFestive, cérémonies…) et envoi de notifications de rappel en un clic aux retardataires.
• Droits d'accès et visibilité paramétrables : contrôle total sur ce que les musiciens peuvent voir ou modifier (plan de scène, effectifs, partitions…).
• Rôles sur mesure pour le bureau : attribution de niveaux d'accès spécifiques selon les responsabilités de chacun pour déléguer sereinement la gestion à plusieurs.

Ce que l'on apprécie particulièrement aussi, c'est le côté humain derrière la plateforme : depuis le tout début de Sostenutoo, nous sommes en relation directe avec le créateur et l'équipe de développeurs. Ils sont ultra réactifs, à l'écoute de nos retours sur le terrain, et des mises à jour apportant correctifs et nouveautés sont publiées chaque semaine (pour ne pas dire tous les jours !).

Le bilan pour notre association ?

On a enfin un seul outil pour centraliser toute la vie interne de l'OHSJA. Moins de fichiers à maintenir, moins de messages à envoyer, moins d'informations perdues... et surtout beaucoup plus de temps à consacrer à la musique !

Si vous faites partie d'un orchestre, d'une fanfare ou de tout autre ensemble musical (même une chorale ou pour un petit groupe ça fonctionne aussi), nous vous conseillons vraiment d'y jeter un œil, ça vaut largement le coup d'essayer.